I april i fjor skrev jeg om de enorme mengdene papir som går med til politiske møter i Skien kommune.

I dag behandlet formannskapet en sak som betyr starten på at kommunen vil fase ut papirbruken. Ordfører Rolf Erling Andersen (Ap) har regnet på papirforbruket, og anslår at de bruker 1,2-1,3 millioner kroner i året alene på å sende ut sakskartene til de politiske møtene.

I sakens anledning ba ordføreren om innspill. Vardens høringssvar (gjengitt i sin helhet under) går litt utenfor sakens kjerne, men er like fullt relevante. Høringssvaret fikk forøvrig positiv omtale i formannskapet. Dermed er det bare å håpe at også Skien kommune tar skrittet inn i 2010.

Hørringssvar, nye rutiner for utsendelse av sakskart til bystyre og formannskap i Skien kommune

Viser til brev datert 5. januar fra Skiens ordfører, vedrørende innføring elektronisk utsendelse av sakskart til politiske fora i kommunen.

Varden har ingen innsigelser på dette, og vil bemerke at dette er et svært positivt tiltak.

Vi vil imidlertid påpeke at det i denne forbindelse legges vekt på å redusere  bruken av såkalte trykte vedlegg til et minimum. Dersom det er vedlegg til en sak, bør disse følge saken uavhengig av hvilken teknologi som benyttes.

Ettersom ordføreren i sitt brev påpeker at «[k]ommunelovens § 4 pålegger kommunene å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges til rette for offentlig innsyn i den kommunale forvaltning,» vil vi benytte anledningen til å peke på enkelte aktuelle, relaterte forhold.

Saksarkiv

Skien kommune har i dag et arkiv med saksframlegg og –protokoller tilgjengelig på sine nettsider. Dette verdsetter vi. Vi skulle imidlertid sett at dette ble gjort søkbart. Per i dag må man vite hvilket organ saken er behandlet i og dato. Dette er en lite hensiktsmessig ordning.

Vi vil derfor oppfordre Skien kommune til å gjøre dette arkivet søkbart, slik at man ved søk på enkeltord kan finne fram relaterte saker. Rent teknisk kan dette gjøres ved at innholdet i de fysiske dokumentene (som per i dag foreligger i Word-format) indekseres. På denne måten vil man kunne gjøre søk i selve saken og dens tittel.

En slik endring vil være til stor hjelp for både forvaltningen og, i særdeleshet, offentligheten, idet man på en enkel måte kan finne de aktuelle sakene.

Et godt eksempel på en slik løsning, er Oslo kommune; http://www.sak.oslo.kommune.no/sru/. Kristiansand kommune har tilsynelatende samme løsning.

Postjournal

Skien kommunes postjournal på internett berøres av tilsvarende problemstilling som overnevnte. I tillegg er journalen tilgjengelig kun tre måneder tilbake i tid. Dette grunngis slik:

”NB! Ifølge Datatilsynets regler er det kun postlister for de siste 3 måneder som er tilgjengelige”

Dette mener vi er i strid med gjeldende lovgivning. Offentleglova har ingen slike begrensninger. Varden har fått opplyst fra Datatilsynet at et slik pålegg ikke eksisterer. Vi vil derfor be Skien kommune om å fjerne denne begrensningen.

Postjournalen er heller ikke søkbar, noe som gjør det svært vanskelig å finne dokumenter, og derigjennom saksopplysninger, man etterspør. Vi vil derfor be Skien kommune om å vurdere muligheten for å gjøre denne søkbar.

Også her er det verdt å trekke fram Kristiansand kommune som eksempel; http://pa.kristiansand.kommune.no/offentlig_journal/. Arendal og Trondheim kommuner er også blant dem som har søkbare journaler på nett.

Vi er kjent med at en kommune ikke har plikt til å offentliggjøre sin journal på internett. Dog er kommunen pliktig til å føre journal, og – etter vår mening – å påse at de offentlige journalene samsvarer med hverandre, dersom de foreligger i flere utgaver (for eksempel på internett). Ved å hindre tilgang etter tre måneder, oppstår det en ulikhet.

Samtidig vil vi påpeke at kommunen også har plikt til å journalføre e-post og sms, dersom disse benyttes i saksbehandling, og ber kommunen sikre at det eksisterer rutiner på dette. Vi har grunn til å tro at det på dette området er rom for forbedringer.

Innsynsretten er avgjørende for et velfungerende offentlighetsprinsipp, men da må også innsynsretten være reell. Med dagens teknologi er det ikke noe som skulle være til hinder for at Skien kommune kan gå foran som et godt eksempel ved å tilgjengeliggjøre saksdokumenter og –protokoller og offentlig journal på en måte som sikrer offentligheten reelt innsyn ved å tilrettelegge for søk uten tidsbegrensninger. Etter vårt syn er det ikke noe i dagens lovverk – være seg offentleglova, arkivforskriften eller forvaltningsloven – som hindrer dette.

Med vennlig hilsen

Tom Erik Thorsen
Varden

Tagged: offentleglova, politikk, postjournal, Rolf Erling Andersen, Skien kommune